Las empresas organizan conferencias frecuentemente; por lo general, con el fin de dar a conocer sus objetivos o desarrollar estrategias comerciales. Lamentablemente, no todas tienen el éxito esperado, pues -en ocasiones- la falta de presupuesto impide elegir las locaciones adecuadas y, por ende, llegar al público objetivo.
¡Que no te pase a ti! Aquí te contamos 3 consejos para organizar una conferencia de negocios al norte de Bogotá sin gastar mucho dinero.
Para no exceder el presupuesto establecido para la realización de una conferencia de negocios, sin duda, el primer paso es entender su concepto. Veamos un poco al respecto…
¿Qué es una conferencia?
Una conferencia es una exposición oral en la que se trata un tema de interés y se caracteriza por contar con un alto número de exponentes y espectadores. Si bien los temas de exposición a tratar son amplios, podemos decir que existen, principalmente, los siguientes tipos: político, educativo, social, empresarial, ambiental, familiar y económico.
En el ámbito empresarial, sin importar cuál sea el sector o el tipo de empresa, las conferencias siempre se planean con el objeto de promover una marca, una estrategia, una iniciativa, una perspectiva o incluso un producto.
¿Cómo se organiza una conferencia empresarial?
La alta demanda de eventos corporativos da la falsa ilusión de que su organización es asunto de un día, pero nada más lejos de la realidad, ya que, cuando se trata de alcanzar los objetivos trazados, puede ser cuestión de días, semanas e incluso meses. Profundiza más acerca de este tema en nuestro blog: 5 tips para planear una conferencia o reunión de negocios exitosa.
Dicho esto, atento(a) al siguiente listado para que puedas organizar tu evento corporativo incluso al norte de Bogotá sin exceder tu presupuesto:
3 consejos para realizar una conferencia de negocios exitosa sin gastar de más
1. Reserva con anticipación el lugar
Reservar con anticipación es la clave para obtener el mejor espacio a un precio cómodo, ya que te anticipas a apartar las mejores ofertas de la ciudad según costo-beneficio. Esto además te permite tener mayor margen de maniobra para elegir buenos proveedores de logística, tecnología y alimentación, entre otros, sin olvidar los beneficios que ofrece para llevar a cabo una planeación estratégica de todo el evento.
2.Crea alianzas
Si lo que necesitas es más presupuesto, los patrocinadores y colaboradores externos a tu compañía son la respuesta. Para conseguirlo, debes buscar alianzas con organizaciones o figuras públicas con las que tengas intereses en común y a las que puedas ofrecerles algo interesante a cambio de su patrocinio. Es muy importante que seas intencional y coherente en esa búsqueda para que recibas una respuesta positiva de su parte.
3.Reduce gastos innecesarios
Nuestro último, pero no menos importante consejo, es que reduzcas todos aquellos gastos que, aunque parecen mínimos, al final suman una cifra importante de dinero y, muchas veces, realmente no son necesarios.
Te estamos hablando de gastos como:
-Invitaciones físicas
A la hora de convocar a los participantes del evento, a menos que sea verdaderamente imprescindible, olvídate de las invitaciones físicas porque, además de ser costosas, suponen toda una gestión de logística para su entrega.
En vez de esto, te recomendamos usar un software online, el cual puede ser desde un simple formulario con el logo de tu compañía hasta una página web exclusiva para el evento. Con esto, con solo un clic, los participantes podrán conocer toda la información del evento.
-Decoraciones extravagantes
No inviertas mucho dinero en decoraciones despampanantes. Muchos salones al norte de Bogotá ya cuentan con el mobiliario necesario para darle un toque de elegancia y sofisticación a tu conferencia, por lo que no tienes que gastar de más en ello. Conoce aquí nuestras exclusivas salas de eventos y reuniones.
-Refrigerios costosos
Si no tienes el presupuesto para un pasaboca de salmón o un sándwich roast beef, no lo contemples en tu refrigerio. En su lugar, opta por una estación de café con galletas. Esta opción es más económica y todos tus invitados la agradecerán.
-Papelería
El presupuesto que gastas en la impresión física de la agenda del día, el perfil de los ponentes o cualquier otra información importante de la conferencia, puedes obviarlo totalmente si usas un código QR que almacene todos estos datos. Asegúrate de que esté visible en la entrada del evento al alcance de todos.
¿Te gustaron estos consejos? Déjanos un comentario para conocer tu opinión.
Recuerda que en nuestros Hoteles Regency contamos con diferentes salones con capacidad hasta de 210 personas. Te ofrecemos apoyo logístico y el mejor servicio para tus conferencias de negocios.
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