¿Estás planeando un viaje de negocios y no sabes por dónde empezar? No esperes a subirte al avión para organizar tu viaje y revisar los objetivos a cumplir, pues la planificación es clave para lograr un viaje de negocios exitoso.
Las recomendaciones que encontrarás aquí te ayudarán a evitar el estrés de un viaje de trabajo mal programado, a prevenir posibles contratiempos y a optimizar tu tiempo y dinero.
Queremos entregarte esta guía para que saques el máximo provecho de tu estadía en Bogotá y para que todo salga como lo habías pensado.
Ahora sí, revisa este check list de lo que debes tener en cuenta al momento de planear tu próximo viaje de negocios:
1.Alista la documentación
Cédula de ciudadanía, permiso de conducción y certificado de salud es la documentación prioritaria para tu viaje.
Si eres extranjero, revisa muy bien que tu pasaporte y/o visado se encuentre en regla y al día. Pregunta siempre, con anticipación, a la Embajada o administración correspondiente de tu país cuáles son los requisitos y/o documentos para entrar a Colombia en calidad de viaje de negocios. Ten en cuenta que este trámite toma tiempo y que quizás requiere de varios días o meses de antelación.
Asegúrate de tener un sistema de salud con cobertura internacional o un seguro de viaje que te proteja durante tu estadía. No olvides consultar la compatibilidad de tu permiso de conducción con el de Colombia, pues, en caso de incompatibilidad, debes tramitar la expedición de un permiso internacional.
Debido a la coyuntura actual por la pandemia, es importante que consultes con Migración Colombia o con la aerolínea en que viajas, si debes tomar la prueba de PCR o si debes tramitar algún certificado de vacunación contra la COVID–19, ya que estos documentos podrían exigírtelos a la hora de abordar tu vuelo.
Así mismo, es recomendable que hagas una copia de todos estos papeles antes de tu viaje, para que, en caso de pérdida, no te quedes indocumentado.
Por último, no olvides llevar contigo tu pase de abordar (digital o impreso), hacer el check in de tu vuelo 24 horas antes de despegar y llegar a la hora indicada por la aerolínea.
2.Reserva un buen alojamiento
La carga laboral durante un viaje de negocios puede ser más fuertes de lo habitual; por eso, te sugerimos elegir un buen alojamiento, que se ajuste a tus necesidades. La ubicación, la comodidad de las habitaciones y el tipo de comida que ofrecen, son algunos factores determinantes que debes tener en cuenta a la hora de reservar.
Si viajas a Bogotá, una excelente opción es la cadena hotelera Regency, que tiene diferentes opciones que se ajustan a cada tipo de viajero. Sus habitaciones con amplios espacios, elegantes y confortables, y su excelente servicio, te harán sentir como en casa.
Por ejemplo, el hotel Regency de Usaquén está ubicado en una de las zonas financieras y empresariales más importantes de la ciudad. Allí la oferta gastronómica y cultural es excelente. Además, en esta zona encontrarás variedad de restaurantes, bares, cafés y centros comerciales.
También, te ofrecemos el Hotel Regency la Feria, el cual está ubicado en la zona de mayor influencia para eventos, congresos, reuniones y exposiciones de la ciudad, especialmente, aquellos que se realizan en el Centro Internacional de Negocios y Exposiciones Corferias y en el Centro de Convenciones Ágora Bogotá. Se encuentra a 15 minutos del Aeropuerto Internacional el Dorado, a 5 minutos de la Embajada de Estados Unidos en Colombia y a 30 minutos del centro histórico de la ciudad.
3.Revisa lo que llevas en tu equipaje
Recuerda empacar en el equipaje el material de tu empresa; por ejemplo, la presentación de tu exposición, una carpeta con el material clave para entregar a los clientes, el pendón, material POP, planillas para recolectar bases de datos, entre otros. Lo recomendable es que, días antes de tu viaje, te sientes junto con tu equipo de trabajo y desarrollen un check list de los elementos que debes llevar. Esto te ayudará a enfocarte en lo estratégicamente importante para poder sacarle el mayor provecho a tu viaje de negocios.
La USB es un elemento indispensable para este tipo de viajes, pues te permite guardar las copias de los documentos impresos, material multimedia y tus presentaciones. Adicionalmente, te servirá para cualquier imprevisto si necesitas pasar o compartir información. ¡No la olvides!
Una buena cámara o tu celular es una herramienta imprescindible para registrar el evento a través de entrevistas o de fotografías; convirtiéndose también en un factor importante para el cubrimiento de la visita en las redes sociales.
Recuerda empacar el cargador de tu celular y de tu computador y/o tableta. Si tienes un cargado portátil, mucho mejor, este te evitará imprevistos a la hora de cargar tus aparatos en un recinto.
Si vienes del extranjero, trae contigo un adaptador o convertidor universal. Si lo olvidas, no te preocupes, tienes la opción de comprarlo en el aeropuerto o en las tiendas especializadas que encuentras en la ciudad.
Durante tu visita, siempre mantén a la mano tus tarjetas de presentación, una agenda pequeña y un bolígrafo para apuntar recordatorios o cualquier tipo de información importante.
Finalmente, no olvides llevar varios repuestos de tapabocas y gel desinfectante a la mano para protegerte de la pandemia. También te aconsejamos empacar un buen libro para leer cuando estés en el aeropuerto o mientras te relajas en el hotel.
4.Ten en cuenta algunas indicaciones sobre Bogotá
Si tu viaje de negocios es en Bogotá, ten presente algunas recomendaciones para venir a la capital del país.
Lo primero es el clima. Bogotá, por estar situada en la cordillera oriental de Colombia, tiene un clima frío y seco, con una temperatura promedio de 12.9 °C. Aunque por lo general los días son soleados, en más de la mitad del año se presentan frecuentes lluvias. Así que empaca en tu equipaje la ropa adecuada para este clima y un paraguas.
En cuanto al agua de Bogotá, es completamente potable, una de las de mejor calidad en el país, lo que significa que puedes consumirla directamente de la llave sin ningún problema. Sin embargo, si eres extranjero, te recomendamos consumir agua de botella, ya que, tal vez, el consumo de esta agua, a la que no estás acostumbrado, aunque no afecte tu salud, puede jugarte una mala pasada.
En temas de transporte, Bogotá cuenta con un sistema integrado de transporte muy efectivo llamado Transmilenio, que conecta toda la ciudad. Este sistema lo complementan los buses alimentadores que hacen circuitos entre las calles para llevarte a cualquier lugar. Entenderlo es muy sencillo, dentro de las estaciones de Transmilenio y en los paraderos podrás ver las rutas y los horarios de funcionamiento. También contamos con varias aplicaciones como Taxis Libres, Uber, InDriver y Beat que son seguras y de fácil descargar en tu dispositivo móvil.
Por último, la moneda en el país es el peso colombiano, que es mucho menor en dólares. Por ejemplo, 1 dólar estadounidense equivale a 3.764 pesos colombianos.
En Bogotá y la mayoría de las ciudades, se utiliza el efectivo, así que no olvides siempre tener dinero a la mano, ya que lo vas a necesitar, ya sea para tomar el transporte, comprar un café o pagar cualquier imprevisto.
Esperamos que estas recomendaciones te sean de ayuda y que tu próximo viaje de negocios a Bogotá sea todo un éxito.
Recuerda hacer tu reserva en el Hotel Regency para vivir la mejor experiencia.
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