5 tips para planear una conferencia o reunión de negocios exitosa

La organización de eventos corporativos es esencial para mejorar el posicionamiento y la promoción de una marca, sin hablar de sus múltiples beneficios a nivel estratégico. Pero ¿cómo asegurarse de obtener buenos resultados en su realización? Atento(a) a este listado de 5 tips claves para organizar con éxito las conferencias y/o reuniones de negocios de tu empresa.

Organización exitosa de conferencias y reuniones de negocios

Todas las empresas, sin excepción, aspiran a que sus eventos corporativos sean de calidad y dignos de recordar, ya que son el espacio propicio para educar al cliente, enriquecer su experiencia con la marca, lanzar nuevos productos, reflejar la cultura organizacional, etc. No obstante, algunos equipos organizadores fallan en su planeación y ejecución, teniendo como resultado encuentros con poca asistencia, relevancia o impacto.

Precisamente, uno de los factores determinantes para obtener buenos resultados son los minuciosos preparativos, pues -abordados correctamente- son el secreto del éxito.

Por esta razón, a continuación, te presentamos una práctica lista con cinco consejos que promoverán una exitosa conferencia o reunión de negocios:

5 tips a tener en cuenta para la planeación de conferencias o reuniones de negocios:

1. Define el objetivo del evento

Aunque parezca obvio, la realidad es que muchas reuniones de negocios se planean sin tener un propósito claro, y esta es quizá la mayor razón por la que fracasan. De este modo, antes de convocar o comenzar con cualquier preparativo, asegúrate de tener un objetivo concreto, ya sea informar, dialogar, presentar, debatir, analizar o decidir, entre otros.

2. Selecciona los participantes

A nivel organizacional, es usual hacer reuniones en las que participan uno o más departamentos; sin embargo, no siempre es necesario que cites a todos los miembros de un mismo equipo, ya que hay temas que -posterior a la reunión- pueden ser divulgados internamente.

En este mismo sentido, cuando se trate de una conferencia o reunión de negocios con convocatoria externa, no cometas el error de enviar una lista de distribución por enviar, pues al final el resultado será previsible: muchas personas presentes, pero con poca relevancia para la obtención del objetivo.

Lo mejor siempre será hacer una lista de participantes estratégicos para lograr la relevancia, la visibilidad y el impacto esperados.

3. Establece una agenda

Las reuniones improvisadas están bien cuando son de último momento; no obstante, si tienes el chance de planearla, asegúrate de hacerlo bien. Para esto, conforma una agenda bien definida con fecha, hora, lugar, temas a tratar y participantes.

Adicionalmente, si la conferencia o reunión superará los 45 minutos, incluye una pausa de al menos 15 minutos para que los participantes puedan estirar las piernas, ir al baño y/o tomar un café.

4.Haz una lista con todos los requerimientos técnicos y tecnológicos

Gracias a las novedades tecnológicas, actualmente los eventos corporativos pueden ser más dinámicos e interactivos. Como muestra de esto, nada como una reunión que, más allá de papel y fotocopias, cuente con diapositivas, videos y fotografías que ayuden a representar y exponer el tema a tratar. Esto lo puedes implementar por medio de un computador y un video beam.

Otro requerimiento que puede surgir es cuando, por ejemplo, tienes el lanzamiento de un producto; en este caso, puedes hacer que los participantes interactúen con tu producto mientras transmites su experiencia en vivo a través de las redes sociales de tu empresa. Aquí serán útiles un dispositivo móvil, algunas luces y una buena conexión a Internet. Y así sucesivamente…

De este modo, según el objetivo de tu evento, haz una lista con todos los requerimientos técnicos y tecnológicos que necesites para conseguir los equipos y proveedores necesarios sin ningún contratiempo.

5. Recoge los datos importantes y evalúa el desempeño del evento

Saca provecho del evento para recoger los datos completos de todos los asistentes, pues esta base de datos será crucial para la organización de tus próximos eventos.

Por otra parte, en pro de medir los resultados y asegurar mejoras en futuras organizaciones, realiza una encuesta (puedes enviarla vía correo electrónico) para conocer la opinión de los participantes acerca del desarrollo de la conferencia o reunión de negocios.

Tip adicional: Si quieres planear un evento corporativo que inspire e impresione, en Hoteles Regency tenemos el espacio, el servicio y las comodidades que estás buscando. ¡Estamos listos para servirte! Conoce aquí nuestros espacios.

¡Gracias por leernos!

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