Consejos para hacer una reunión de fin de año exitosa

Diciembre es un mes que, sin duda, trae consigo reencuentros, agasajos y toda clase de reuniones sociales, donde prima la unión, el respeto, el amor y la alegría entre quienes se reúnen. No obstante, para lograr todo esto, la planeación de cada encuentro es clave.

Si este año estás a cargo de la planeación decembrina, ¿ya tienes todo listo para las reuniones de fin de año que se avecinan?

Ser anfitrión u organizador de una reunión de fin de año no es tarea fácil; sobre todo, cuando se trata de muchos invitados, ya que cada persona tiene gustos y preferencias diferentes. Además, no solo se trata de elegir el menú, también se trata de coordinar el lugar, la decoración, la música y la ambientación, entre otros factores clave para el buen desarrollo de este tipo de celebraciones.

Pese a los múltiples requerimientos y detalles, seguro hay una manera más fácil de organizar este año la reunión de cierre de tu empresa asegurando su éxito. ¿Quieres conocerla? No te pierdas el siguiente listado:

5 tips para triunfar en la reunión de fin de año

1.Reserva con tiempo un espacio adecuado

Si quieres que tu reunión de fin de año sea todo un éxito, debes asegurarte de elegir el lugar más adecuado para tus invitados, ya sea un restaurante, una residencia, una terraza, un salón, un hotel, etc. 

¿Cómo elegir el mejor espacio? Evidentemente, hay un aspecto clave a la hora de tomar esta decisión: el número total de invitados, pues nada como elegir un espacio prudente para colocar cómodamente las sillas y las mesas, sin obstaculizar la circulación de las personas.

No olvides incluir en la invitación los protocolos de bioseguridad que tienen en el lugar para contrarrestar la propagación del COVID 19 y así garantizar la salud de tus invitados durante el evento.

2.Elige un lugar con una oferta gastronómica de calidad

El éxito de la reunión de fin de año depende, por supuesto, de su comida. Por eso, sé muy cuidadoso con la elección de tu proveedor de alimentos, ya que un buen o mal menú puede marcar la noche.

Asegúrate de tener en cuenta si tus invitados son alérgicos a algún tipo de alimento, si la oferta gastronómica ofrecida cumple con tu presupuesto, si las porciones son las adecuadas, si hay opciones veganas y si el lugar también se encarga de las bebidas a ofrecer.

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3.Avisa a los participantes con anterioridad

Ya sea una invitación para un compromiso laboral, familiar o social, nada como ser notificado a tiempo, pues se trata de respetar el tiempo de tus invitados y de prever cualquier contingencia.

Dependiendo de la importancia del acto y del tipo de invitados, la antelación con la que debes hacer este aviso puede variar. Sin embargo, para una reunión de fin de año empresarial, una semana de antelación es suficiente, a menos que los invitados requieran trasladarse de ciudad o necesiten de una preparación especial.

4.Facilita el transporte de los invitados

La ubicación no solo es la primera impresión que se llevan tus invitados, también es un factor determinante en la afluencia de personas a asistir.

De este modo, el éxito de tu reunión de fin de año también dependerá mucho de la ubicación en donde se realice, dado que una buena o mala localización puede motivar o desmotivar la asistencia de algunos de tus invitados.

Para asegurar el aforo esperado, evalúa si el lugar elegido para llevar a cabo tu reunión es el indicado para tu tipo de invitados. Por ejemplo, si algunos de tus participantes llegarán al evento en transporte público, debes asegurarte de que desde allí puedan acceder a él, o si contratarás a un vehículo para recogerlos y dejarlos en determinado lugar, debes verificar que las vías sean propicias para la movilización de dicho auto.

5.Promueve un diálogo fluido y respetuoso

Si bien las reuniones de fin de año se concentran en la comida y bebida, el diálogo entre los invitados y el ambiente del lugar también son dos elementos decisivos a la hora de calificar su éxito.

Un consejo básico para promover una conversación amena es tener un protocolo que comprenda las palabras de bienvenida, los agradecimientos y, por supuesto, el brindis. Así mismo, puedes incluir algunas actividades o, en caso de ser muchos invitados, ubicarlos en las mesas de manera estratégica con personas con quienes tengan algo en común.

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